Depolama işlemlerinin çok büyük önemi bulunmaktadır ve dekorasyon konusunda depolama ofisleri için son derece detaycı ve pratik bir dekorasyon gerekmektedir. Depolanması planlanan envanterin niteliğine, ofisin kullanım amacı ve alan genişliğine göre çok sayıda değişken ihtiyacı vardır. Örneğin bir kütüphane depolama sistemi olmadan işlevsel bir alan olamaz ve aynı şekilde tek başına bir kütüphane ofis olarak da görülebilir. Hem alan açısından hem de içerisinde yer alan envanter genişliği nedeniyle özel bir depolama sürecine tabidir. Bu örnekle hareket edildiğinde depolama ofisi tek başına bir arşiv özelliği de taşıyabilmektedir.
Depolama Seçenekleri ve Alanları
Envanter veya ürün bazlı bir depolama işlemi tek başına stok yönetimi anlamına gelecektir. Depolanan nesnenin niteliği her ne olursa olsun aranan her şeyin bulunabilir olabilmesi ve belirli bir sistematik içinde yer alması gereklidir. Bu nedenle depolara konumlanacak olan hammadde, evrak vs. niteliklerinin türü belirlenmelidir. Belirlenen tür üzerinde uygun depolama araç gerekçeleri belirlenecektir. Birbirinden farklı teknik ve seçimleri ifade eden depolama ofisleri için nitelik farklılıklarını göz önünde bulundurmak gereklidir.
Arşiv Nitelikli Ofisler
Arşiv niteliği taşıyan depolama ofisleri için dosyalama raf sistemleri gerekli olur. Ancak bunun dışında alan kullanımı da son derece önemlidir. Işık, havalandırma, raf özellikleri gibi birçok önemli püf noktası bulunmaktadır. Genelde arşivler kullanım sirkülasyonu az olan alanlardır ve daha kapalı alanlarda kullanım özellikleri sergiler.
Ancak söz konusu terimin içinde ofis ibaresini gördüğümüzde bu bölümün aktif bir yer olacağını düşünürüz. Bu nedenle hem arşiv hem de ofis olacak bu bölgede ışık ve havalandırma son derece önemlidir. Bunun dışında kademeli bir stok yönetimi için dosyaların tarih, belge numarası gibi ayrımları için kullanılacak numaralandırma düzeni gereklidir. Nem oranı düzenleyen cihazların kullanımı da son derece önemlidir.
Küçük Eşyaları İhtiva Eden Ofisler
Günümüzde internet kullanımının artmasıyla internet üzerinden satış gerçekleştiren çok sayıda küçük çapta işletme ortaya çıkmıştır. Bu işletmelerin birçoğu depo ile ofis seçeneklerini iç içe kullandığından depolama ofisleri kategorisinde yer almaktadır. Depolar için olmazsa olmaz raf sistemleri yine küçük eşyaları ihtiva eden bu tarz ofislerde de gereklidir. Ancak durum biraz daha farklı olabilir.
Tek standarda bağlı kalmadan ölçeklendirme modeliyle kapasite belirlenmeli ve bu belirlene durum ölçüsünde seçim yapılmalıdır. Büyük hacimli üründen küçük hacimli ürüne, tür seçeneğinden nitelik sınıflandırmasına kadar her şey belirlenmelidir ve seçimler buna göre belirlenmelidir. Ayrıca stok ve sipariş ayrımı gibi bir sınıflandırma da gerektiğinden akıcı ve pratik bir dekorasyon gerekmektedir. Ayrıca ofis görünümünün de korunması çalışma şartlarının sağlığı açısından son derece önemlidir.
Elektronik Cihazlar İhtiva Eden Ofisler
Elektronik cihazların korunması, saklanması ve yerleşimi son derece önemli bir konudur. Çünkü birbirinden farklı seçenekler içeren bu kategoride havalandırma, sıcaklık ve depolama sistemi son derece ciddi bir planlama gerektirmektedir. İçerdiği manyetik iletkenlik durumu nedeniyle yalıtım kalitesinin belirli bir standartta yer alması gereklidir. Bu konuda çalışmalar yürüten uzmanların tavsiyelerinin alınması önemli bir konudur. Ancak başlıca özellikler havalandırma, raf seçimleri, yalıtım gibi özelliklerdir.
Bunun yanı sıra aranan cihazın bulunabilmesi ve gerektiğinden fazla yer kaplamaması da önem arz eder. Depolama ofisleri içerisinde dikkat edilmesi gereken en önemli kategoriler ilaç sektörü, elektronik cihaz sektörü ve tıbbi kimyasalların saklandığı depolama alanları olarak belirlenmektedir.